从2013年开始，参与策划和统筹的品牌、市场、专业课程，发布会、对内对外的大大小小活动一百来场，把其中的一些个人经验和思考进行了整理总结，并把一些实操技能进行分享。

在分享前需要说明的是，活动性质、活动目的、活动规模，以及活动具体设计的行业、背景不一样，在策划和实施中都会有各自的侧重和特点，对应也有不同的流程和方案。在这里，我总结为了万变不离其宗的通用思路，也站在了近三年所在的创新教育学校的背景下写下这篇文章。个人经验有限且片面，并不完善，也期待和大家一起学习和探讨。如以后有时间精力，我也会试着拿操盘过的活动作为案例来一一对应具体分析。

从策划组织一场活动从开始到结束，大致能分为三个模块，为：活动策划、活动传播、活动管理，各自包含项目如下：

?一、活动策划： 1）活动立项、2）主题策划

?二、活动传播：1）what传播内容、2）when时间阶段、3）where传播途径、4）数据跟进、5）数据留存及转化、6）客服及话术

?三、活动管理：1）筹备期、2）活动现场、3）活动结束后、4）复盘及感谢

活动策划传播管理三模块12个项目

在每一个环节都涉及到营销策划、传播推广、用户心理、资源整合、团队协作、细节安排等大大小小方方面面的考虑，才能保证活动的顺利落地、用户体验、实现品牌推广目标、营销目标等，我把这些整理为了以上3大模块12个项目92个小点。

在这里我按照 第一模块活动策划 第二模块活动传播 第三模块活动管理 分三篇来分享。

接下来是 第三模块活动管理 的分享。

活动管理四项目-筹备期/活动现场/活动结束/复盘及感谢

一、筹备期

1、活动启动会

一场活动涉及到的团队和人员方方面面，建议开启品牌立项会，

?品牌内部会涉及到的有 内容组、新媒体组、影像组等。

?品牌外部涉及到的有：业务部门（提供专业内容方）、设计部门、行政等支持部门、研发部门、（如需内部的系统平台或数据跟进）、财务部门（成本收益测算、合作方模式、收费及发票各种事宜）

?公司外部的：第三方Vendor。

故建议在活动进入筹备期，先和公司内部涉及到的各方做统一或单独的开始前的沟通会务，告知活动主题、议程、各自负责任务、时间节点，并采用统一信息管理工具来收集和对接。

常见的有：项目管理表，各种进度表，或在线的协作工具（石墨等，可以一并编辑和共享相关链接和资料）

活动统筹人员需要有很好的沟通、协作、项目管理、统筹和决策、紧急事件处理的能力。

2、内容

?主办方：

确认活动的agenda，主议程，并根据此和拟邀请的内外部嘉宾，拟开设的工作坊和市集的专业内容提供方一一对接。包括上述提到的各种宣传传播资料。

?对接嘉宾和专业内容提供方：

需从活动主题和目的来和嘉宾、所有分场模块活动的专业内容提供方多次沟通并跟进准备情况，以保证专业内容的准备顺利进行，给到专业内容提供方最大的支持，也保证活动开展的质量，包括：

1）提前为嘉宾/专业内容提供方，提供主办方背景信息、活动背景信息、面向的用户群体、希望嘉宾分享的主题和建议的方向及其他需要提前提供的信息。如有需，主办方可一起加入策划。

2）若为圆桌论坛，则定好『论坛主题』及『不同嘉宾建议分享的方向』，提前一对一和嘉宾对接沟通好论坛背景信息、分享主题和大概方向。如需PPT，则提前沟通和筹备。有统一模板，则提前半个月至一个月给到嘉宾。

3）在过程中根据进度进行跟进、提供支持，亦支持彩排，或走一次全流程。

4）在开始前，提前确认所需资料到位，如PPT、影音资料。

活动Rundown很重要啊！！

每个环节谁上，讲什么。

哪个环节在前，哪个环节在后。

如何做引入、情感铺垫、事件铺垫、都很重要。

嘉宾对背景信息的了解。主持人调性和活动气场的匹配度。

以上都是需要在设计流程的时候仔细考虑的。

心痛见过很多传播啊、运营啊、会务啊都做得特别好的活动，也请了很多厉害、专业和自带流量的嘉宾，被因为以上提到的流程设置啊、内容的筹备啊和准备啊被生生做砸啊。

3、场地设置：

?根据活动各环节及会场会使用的场地区域，及及到的搭建、设备等出具场地布置需求图。

?需涉及用户的动线和体验设计，这个也尤为重要，场地大小能容纳和提供的内容，观众都来之后的听觉视觉和走动影响，以及场地容量和对外开放票数的容量，签到入场至各活动的动线设计都需要仔细考虑。

?如借助到第三方外接资源：场地涉及到的vendor: 搭建方、场地提供方等，合同、款项、管控对接等事项需注意。

4、物料设计、制作

除了上述提到的宣发物料，这里还主要包括但不限于：

?现场主视觉的设计、各区域各分会场从室外到入口到区域内的所涉及到物料设计，包括主视觉、易拉宝、墙体、KT版等等。所有的设计需和整体VI保持一致，考虑到用户的观看和传播。

?静态展区区域所涉及到的资料收集整理和设计。

?PPT的统一设计及优化。

?观众入场资料包、嘉宾资料包、媒体资料的物料设计及制作。

▲ 附某次论坛上的物料设计清单示例：

5、工作人员（含志愿者）分工及培训:

活动各个环节的负责人、需要的工作人员人数、工作人员名单、具体事项均需考虑到，并安排到具体的人员身上，提前做好相关的培训，需要时，出具培训文档。视活动大小，所需工作人员数量不一。

1)、活动统筹人提前设计出现场各环节需要的人员岗位及人数，并进行相关工作人员的配置和工作事宜的沟通和培训。

2)、活动各环节或各版块需设置一个总负责人。

3)、一般涉及到的现场工作岗位有：布场、签到、嘉宾接待（依旧活动性质和管理难易度，主题嘉宾较多时，如人手足够，可以一个工作人员跟进一个或多个嘉宾，小会则指定1-2人接待嘉宾及媒体）、各环节倒计时提醒、拍照、直播：直播间互动，咨询台、场控、撤场、现场微信群运营等等。

4)、工作人员在着统一服装或相应的吊牌或标识。

依据活动大小，和各活动性质、活动场景设置对应增加对应工作人员。在这里分享一个好用的表头。

▲ 小活动简化版

▲ 大型活动版本

6、vendor对接及管控：

所有环节所设计的vendor的商务对接及时间管控，包括但不限于：

联系和对接活动所需要的所有会务对接，如，直播系统和人员安排、直播运营方案，摄影摄像的需求、侧重、人员及出图和出素材时间方案、收费方案及平台及最终方案；及场地提供方、搭建方、音箱灯光合作方、印刷制作方等等。

7、会务提醒：

会务提醒是个很用心的活儿。想起7年前，我新精英的一封培训开始前的会务邮件，让我死心塌地的做了N多年的粉。培训日程、培训活动、周边饭店、周边酒店、从机场、等到培训地的路线。在现在这样的会务提醒很平常的情况下也不是人人都能如此用心去做，在7年前能做到这样的，就更少了。故，会前提醒：

?活动前3-5天，活动日程提醒。（建议以公号文章或邮件发送）

?活动1-2天，活动会务提醒，包含时间、地点、签到凭证、入口信息、交通信息、停车场信息等，周边信息等等。（建议以公号文章/邮件形式发送）

?活动前1天，再次短信提醒，会务时间、地点、到达方式、天气或其他注意事项。

?上述信息也应编辑成对应的文档形式，发送给嘉宾及媒体。

8、各种准备表格及物料完成：

?签到表：观众签到表（按拼音顺序建议以便查找）如扫码则提前告知或打印易拉宝告知如何找到对应的签到二维码并进行签到的流程、嘉宾签到表、媒体签到表。

?活动流程表rundown，建议在活动前1天纸质版vs电子版都备准备好。流程表务必保证对应的工作人员都知晓。

?现场分工流程表，建议在活动前1天纸质版vs电子版都备准备好。流程表务必保证对应的工作人员都知晓。

?指引路线图：在场地内部设置场地指引的图标，或提前做一个地图以合适形式提前发出。

?现场需要引流的二维码打印等。

▲ rundown表格示例

9、确认各项素材是否都已完成：

暖场视频、分享所需PPT、对应的视频、音乐、文案。

10、布场完成及测试：

?所有环节及流程走一次。保证所有设备、内容都已准备合适。工作人员培训及流程完毕。

?场座、特殊需求位置留出：如嘉宾席、主持人席、媒体席位等等。

?重要活动提前彩排，时间、演讲内容都把控好，内部无实际场地或随场地布置时正式彩排。

11、应急预案及风险管理：

活动应出具预案，如分别对应会出现什么风险事件、如何对应解决，联系谁。

提前出具、和相关人员培训，在突出事件发生时对应开启。

二、活动现场

在活动现场最关键的点是，

?嘉宾按时到场，再次确认对活动信息和分享信息足够清晰，以保证会场上的分享和讨论精彩呈现。

?观众有序入座，早来晚来不会干扰到会场进行。

?各工作环境，音箱灯光投屏，摄影摄影直播等顺畅进行。

工作人员各司其职，主持嘉宾观众各得其乐。让用户感受不到有活动管理，顺畅无比舒舒服服参加完一次活动，再能带一些『收获』回去，便是活动管理的最高境界。

以下按用户从来到活动参加活动会发生的事件的顺序来呈现一些需要注意的点，

1、场地指引：

从目的场地的起始处到签到处都应有相关的指引图标。

如活动场地在酒店，在酒店门口至电梯至活动具体会议厅，需有水牌、易拉宝、背景主题版等相关信息；如活动场地在学校，则从学校门口至场地门口，都需要相关的指引路径。

2、签到处：

?分类签到：观众、嘉宾、媒体、邀请方，各自按照相关不同人设置不同的签到位。以及一位处理签到特殊情况的人员。

?签到物品：门票（从传播性设计，以及考虑如何验证入场和分会场以及管理），或者是手环、或者二维码验票等。从验证管理学和传播角度考虑。

?签到物资包：提前一晚上分装好。签到时按类别随签到发送。

?根据场地需要看是否设置安检。

3、展板处

?在入口签到处的醒目、宽阔处摆放主题大背景板、也可以供用户\嘉宾拍照的背景板。

?设计互动好玩的背景板、如有主题性的留言墙等。

?展示相关内容的静态展示区。

4、场地设置及相关具体事项

1）座位设置为嘉宾席、媒体席、观众席。并需提前做相关的预留设置。如在每个凳子上贴在预留席、嘉宾席。或用桌椅等做相关的区域隔断。

2）工作席位位置设计（直播、摄影、音箱投影控制席、工作人员席、主持人嘉宾候场席等）

?直播、摄影一般设置场地中间或稍偏后位置，需增加高度，并牺牲后排正对的观众席位。根据需要，摄影和直播设置不同的机位。并同时需要提前测试和备好网络环境、电源线等。

?拍照需至少需要保存舞台上嘉宾照（单独及全景）、观众照、场内大全景三类。

?音箱和投影工作台一般在场地后方或舞台两侧。需有专人跟进流程和相应素材的调整转化。

5、流程中的一些注意事项：

1）开场视频：

在活动开始前30min，循环播放和活动主题相关的视频。

和签到处对接，如无特殊情况，在活动开始前5分钟放特定的开场视频，主持人上台开场。

如有变动，主持人提前上台说明。

2）控时：

需要对每个环节做具体的时间控制。安排专人准备较大的提示牌，在对应15min/5min/已超时走到显眼位置做提醒。

如需，提醒接下来环节的上台的嘉宾 时间安排。

3）记录：

如有在活动结束后的快速回顾稿发布，以及活动后期的详细专业稿发布。人员需要快速排版和专门听演讲记录。如有直播，还可以回看直播。

4）嘉宾接待及对接的注意事项：

?负责接待嘉宾的工作人员及时跟进嘉宾到场，尤其分享嘉宾。

?引导嘉宾入座，及告知其上台顺序及节目流程。

?再次分享背景信息：活动、主题、所有相关嘉宾等。

?如有专访，则按时间段和流程引导嘉宾至专访室 。

?主办方有对麦的总控权。

5）媒体：

?接待

?交流沟通相关专业事项

6）观众：

场内有人员跟进观众席位情况，如有晚到等，可引导至相关区域座位，不造成混乱。

6、会务人员

1）一般而言，会有以下几类工作人员：

?主持人

?嘉宾

?如场地有道具变更需求，如凳子等，安排专人负责。

?音箱、灯光、投影（一般合作vendor）素材更换播放有主办发提供人员跟进

?签到人员

?场内指引

?嘉宾接待及指引

?场记

?摄影摄像

?直播及运营

?现场微信群或其他互动运营

?撤场人员及工作安排

?总控场

2）工作人员提前1-2小时到场，着统一的服装、熟悉工作流程和上下游的工作环节和对接人，出现问题的对接人。

3）建立工作沟通群/对讲进行对接。在线分享各种需要处理的情况，注意事项 或分享活动进程。

7、直播运营、微信群运营、照片运营：

?实时跟进现场的直播运营，在直播间的互动、或小程序支持的各大分会场的议程分享。

?如建有微信群，应有专人在现场跟进微信群，分享照片或一些简单的指引，观察和回应用户留言。

?如现场实时分享照片，则跟进照片实时上传网盘或第三方工具供用户下载，或传播发送至对应的沟通群。

8、活动现场结束当时：

1）引导用户多分享多互动：

?现场活动微信群及时发布活动照片以便用户分享至朋友圈引发。

?主办方或马甲号发布一些活动思考和讨论，引发用户分享活动思考，主办方收集用户反馈，可做后期推广素材。

?及时保存用户的分享，做后期复盘分析或推广素材。

2）及时传送照片及活动反馈嘉宾：

?活动照片及正面反馈、及感谢发至嘉宾微信群。

?在之后的回顾文如涉及到嘉宾内容，则提前发至嘉宾做确认。

三、活动结束后

1、活动总结资料的推广

1）当日或次日：出一篇活动的回顾文，可以图文+金句或简短总结为主。如有足够时间人力，出详细的分析也不错。

2）分阶段出专业回顾文：单个嘉宾分享，或按主题分享，用户投稿、视频素材分享等等方向，可持续分享1周-1个月时间。

3）出具活动剪辑视频，对外发布，对内存为品牌宣传视频库。

2、活动调研

活动结束后1周内通过邮件或其他形式向用户发起调研，并在调研后发送对应的视频/照片/文档信息。

3、结算报销

?内部结算：做结算表，包含所有报名订单信息、成本信息、收入信息、分成信息。

?外部结算：一个月内完成所有报销流程并结项。

四、复盘与感谢

1、复盘文档：

1)复盘会议和文档，大致包括

?活动概况、

?活动目标分析、及数据分析、

?活动优化、

?后续跟进事项

?宣传推广分析

?成本效益

?留存文档资料等。作为分析，也作为数据总结。

2)参与复盘的各方有：

?策划:整体活动活顾，对外的效果分析，对内的活动管理

?推广：文案、视觉、推广节奏等。

?客服：从用户反馈和数据等。

?财务：从财务相关数据等。

?以及其他会涉及到的各方。

复盘是整个活动很重要的一部分，和活动策划、活动落地一样重要。

复盘一方面是整理活动的数据、流程、优点等，纳入整体的品牌活动，和品牌推广的大数据。好的经验，可以推广。

但更重要的是，是复盘此次活动中需要优化的部分，一些惨痛教训的部分，并思考和探讨如何在下一次应该如何避免，或者有什么更好的解决方式。

复盘也是对所有参与方的一个总结和反馈。

2、产品文档

此次活动设计到的内容和流程形成产品文档留存。

方便之后做活动数据，和活动参考时使用。相关的内容和流程，也可以作为之后其他活动使用的模板。

3、感谢

感谢各合作伙伴。感谢卡，或者聚餐Happy。

就如在文内提到的，一场活动的顺利举行，涉及到的参与方众多，从决策者到品牌内部、公司其他部门和业务单位、外部的各Vendor，大家一起在各个环节各个层面发力，才能成就一场活动。

至此一场活动完成，真心感谢参与和支持的每一方每一位伙伴，没有只有一个人就能做成的活动。

一起来做操盘手吧

做梦竹说

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